Memo ja kirja erinevus

Memorandum või lühidalt memo on täpne ametlik märkus, mida kasutatakse sama organisatsiooni liikmete teavitamiseks, suunamiseks või nõustamiseks. Kuid ettevõte tegeleb paljude väliste osapooltega, nagu kliendid, kliendid, tarnijad, valitsusasutused, tootjad, ühiskonnad jne, kelle jaoks kasutatakse erinevat suhtlusvahendit, mida nimetatakse ärikirjana. Kirjas viidatakse lühisõnumile, mille ettevõte saadab isikule või üksusele, kes on autsaiderid.

Suured ettevõtted vajavad tõhusat süsteemi teabe ja sõnumite edastamiseks nii organisatsioonis kui ka väljaspool seda. Selles kontekstis on telefon üks lihtsamaid ja mugavamaid suhtlusviise, kuid tõendite kogumisel peetakse parimaks kirjalikke režiime. Kirjalikud dokumendid hõlmavad organisatsiooni kasutatavaid märkmeid, märkmeid, kirju, ringkirju ja korraldusi.

Teile esitatud artikkel püüab valgustada memo ja kirja erinevust.

Sisu: memo vs kiri

1. Võrdlusdiagramm
2. Definitsioon
3. Peamised erinevused
4. Järeldus

Võrdlusdiagramm

Võrdluse alus	Memo	Kiri
Tähendus	Märkme all mõeldakse mitteametlikult kirjutatud lühisõnumit teabe kontoritevaheliseks ringluseks.	Kiri on verbaalse suhtluse tüüp, mis sisaldab tihendatud sõnumit, mis edastatakse ettevõttest väljaspool asuvale osapoolele.
Loodus	Mitteametlik ja lühike	Ametlik ja informatiivne
Vahetatud vahel	Organisatsiooni sisesed osakonnad, üksused või ülem.	Kaks ärimaja või ettevõtte ja kliendi vahel.
Pikkus	Lühike	Võrdlemisi pikk
Allkiri	Memos pole allkirja vaja.	Kiri on saatja poolt nõuetekohaselt allkirjastatud.
Suhtlus	Üks paljudele	Üks ühele
Sisu	Tehnilise kõnepruuki ja isikliku asesõna kasutamine on lubatud.	Lihtsaid sõnu kasutatakse ja kirjutatakse kolmandas isikus.

Memo määratlus

Märkus on memorandumi kohta lühike, mis tähendab märkust või kirjet selle kasutamiseks tulevikus. See on lühisõnum, mida kasutatakse organisatsioonis mitteametliku suhtluse vahendina kirjaliku teabe edastamiseks. Seda võib nimetada pigem kontoritevahelise suhtluse, kontorimemorandumi või kontoritevahelise kirjavahetuseks kui memorandumiks.

Memode peamine eesmärk on levitada äripoliitikat, protseduure või sellega seotud ametlikku äri. Need on kirjutatud kõikidest vaatenurkadest lähtudes ja neid saab kasutada erinevatel eesmärkidel, näiteks edastada uudiseid, juhiseid ja teavet mitmele adressaadile, kutsuda inimesi toimingutele või kohtumistele.

Memos saab kasutada mitteametlikku tooni ja isiklikke asesõnu. Tervitust ja tasuta sulgemist ei nõuta.

Kirja määratlus

Ärikirja võib määratleda kui kirjaliku suhtluse vormi, mis sisaldab pikka sõnumit, mis on adresseeritud organisatsiooniväliselt osapoolele, st tarnijale, kliendile, tootjale või kliendile. See algab tervitusega, mis on kirjutatud professionaalselt kolmandas isikus ja millele on lisatud allkiri.

Saatja ja saaja suhe mängib olulist rolli kirja koostamise üldise stiili määramisel. Neid kasutatakse mitmel põhjusel, näiteks teabe või tagasiside küsimine, tellimuste esitamine, kaebuste või kaebuste esitamine, millegi küsimine või järelmeetmete võtmine.

Kiri trükitakse, trükitakse või kirjutatakse kirjaplangile, mis sisaldab ettevõtte üksikasju nagu nimi, aadress, logo jne. Kuna ärikirjad on tõendiks mõlemale osapoolele, peab see olema viisakas, viisakas ja lugupidav, et saada viivitamatut vastust.

Peamised erinevused memo ja kirja vahel

Allpool esitatud punktid selgitavad memo ja kirja erinevust:

1. Memo võib määratleda lühisõnumina, mis on kirjutatud mitteametlikult teatud teabe edastamiseks organisatsiooni liikmetele. Kirjadest võib vastupidiselt aru saada kui verbaalse suhtluse vahend, mis sisaldab lühikest sõnumit ettevõttevälisele osapoolele.
2. Memo kasutab mitteametlikku tooni ja on otse punkti. Teisest küljest on kirjad väga formaalsed ja sisaldavad palju teavet.
3. Memorandumi kasutamine on organisatsioonisisene selles mõttes, et seda vahetatakse kahe osakonna või üksuse vahel või juhataja saadab alluvate informeerimiseks. Vastupidiselt sellele on kirja kasutamine oma olemuselt väline, kuna seda vahetatakse kahe ärimaja või ettevõtte ja kliendi vahel.
4. Pikkuse osas on tähed memoga võrreldes pikemad.
5. Memos ei nõuta allkirja nõudmist, kuna seda kasutatakse organisatsioonis. Kirja peab siiski nõuetekohaselt allkirjastama see, kes selle saadab.
6. Memod on kirjutatud osakonna või töötajate arvu teatavaks tegemiseks või suunamiseks kindlas küsimuses ning seetõttu kirjutatakse need tavaliselt ühest küljest, näiteks massisuhtluse kaudu. Vastupidiselt sellele on kirjad privaatsed, kuna need adresseerivad konkreetset osapoolt või klienti, seega on see üksvaheline inimestevahelise suhtluse vorm.
7. Tehnilisi žargoone kasutatakse tavaliselt memos, samuti kasutatakse isiklikke asesõnu. Erinevalt kirjadest välditakse tehniliste kõnepruugide ja terminite kasutamist, mida pole kerge mõista. Lisaks kirjutatakse kirjad kolmandas isikus.

Järeldus

Memo on oluline vahend ärisuhtluses, mida kasutatakse konkreetse teabe edastamiseks paljudele samas organisatsioonis töötavatele isikutele. Sellel on suur roll igapäevase äritegevuse registreerimisel ja seda saab kasutada edaspidiseks kasutamiseks.

Kirju peetakse seevastu parimaks kirjaliku suhtluse viisiks, mida saab kasutada väliselt osapoolelt teabe edastamiseks või otsimiseks. See aitab veenda vastuvõtjat ja teha seda vastavalt kirjaniku tahtele.