See, kuidas tehingu pearaamatusse kirjendatakse, sõltub tehingu iseloomust. Arved (AP) kirjendatakse AP alamregistrisse, kui võetakse vastu arve tehingute kohta, mille puhul ettevõte peab müüjatele ostuteenuste või kaupade eest raha maksma. Teiselt poolt, Saadaolevad arved (AR) kirjendab kogu raha, mis ettevõttele võlgneb nende kaupade või teenuste müügi tõttu. Ettevõtte peal
Tasumisele kuuluvad arved kajastatakse arve kinnitamisel. Paljud ettevõtted kasutavad „tööülesannete lahusust”, st hoolitsevad selle eest, et ükski töötaja ei saaks makse üksi heaks kiita, et vältida omastamist.
Enamiku ettevõtete jaoks hõlmab saadaolev arve kliendile edastatava arve genereerimist. Seejärel peab klient tasuma arve maksetingimuste kohaselt, tavaliselt 30 päeva jooksul.
Käibekapital (WC) tähistab ettevõtte äritegevuse likviidsust. Neto käibekapital on käibevara ja lühiajaliste kohustuste vahe. Ettevõttel on oluline, et neto käibekapital oleks tervislik ja positiivne. See saavutatakse muu hulgas võlgade ja debitoorse võlgnevuse mõistliku haldamise abil.
Nõudeid ostjate arvele analüüsitakse makse sissenõudmiseks kulunud päevade keskmise arvu järgi (nimetatakse müügis olevateks päevadeks või DSO-deks) ja võlgnevusi analüüsitakse keskmise päevade arvuga, mis kulub arve tasumiseks (maksmata jäänud päevad või DPO).
kus COGS on müüdud kaupade maksumus ja COGS päevas on ostude keskmine päeva keskmine.
Alla 45-päevast DSO-d peetakse üldiselt tervislikuks.
Käibekapitali saab suurendada DSO vähendamise või andmekaitseametniku suurendamise kaudu, st kogudes klientidelt makse kiiremini ja viivitades müüjatele maksetega. Kuid alati on kompromiss ettevõtjate vahel, sest müüjatele maksetega viivitamine võib rikkuda ettevõtte mainet ja põhjustada ka ennetähtaegse maksmise allahindluste kaotamise. Samamoodi võivad kliendid olla valmis ettevõtlust pakkuma, kui ettevõte ei ole õigeaegse makse eest liiga range.
Saadaolevaid arveid saab laenu saamisel kasutada tagatisena. Neid saab müüa ka kapitaliturgudel.