Erinevus EOI ja RFP vahel
Share
Mitmel organisatsiooni tehtud otsusel on mõju hankele, mis võib dramaatiliselt mõjutada teatud otsuse tegemise üldkulusid. Hanked hõlmavad selliseid protsesse nagu müüja valimine, maksetingimuste määratlemine, strateegiline kontroll, lepinguläbirääkimised ning teenuste ja kaupade ostmine. See on seotud kõigi organisatsiooni jaoks oluliste teenuste ja kaupade hankimise või hankimisega.
Erasektoris peetakse hankeprotsessi strateegilise taseme funktsiooniks, mis aitab parandada ettevõtte kasumlikkust. See mitte ainult ei täiusta protsesse ja vähendab toorainete üldist hinda, vaid võimaldab ka organisatsioonidel kindlaks teha parimad tarneallikad. Kokkuvõttes on sellest abi sujuva toimimise tagamisel.
Avalikus sektoris vastutavad tulemuste vähendamise eest kõrged juhid. Vaid vähesed töötajad haldavad hankefunktsiooni, mis suurendab selles sektoris korruptsiooni tõenäosust. Sellepärast on vaja suurendada ettevõtte üldist väljundit. Näiteks saab töötajaid koolitada, et suurendada nende tõhusust ja parandada teenuse kvaliteeti, mille tulemusel saab väljundit paremaks muuta.
Aja möödudes on pakkumismenetluste konsulteerimise, ettepanekute ja ulatusliku juhtimise ümber seatud mitmeid termineid, sealhulgas mitmeid hankega seotud akronüüme. Mitte paljud ettevõtted ei ole neist tingimustest teadlikud, kuid kui olete ettevõtja või väikeettevõtte omanik, kui soovite ostja ostuvalmidust tõhusalt juhtida, on oluline teada nende eesmärke. Näideteks on RFI (teabenõue), EOI (huvi väljendamine), RFP (pakkumise taotlus), RFT (pakkumise taotlus) ja RFQ (pakkumise taotlus). Kõigil neil tingimustel on hankefunktsioonis eriline eesmärk.
EOI ja RFP on hankefunktsioonis kõige sagedamini kasutatavad terminid ja kõigil neist on kogu protsessi sujuvamaks muutmisel konkreetne roll. Paljud inimesed ajavad protsesside teostamise ajal neid termineid segamini. Parema ettekujutuse saamiseks nende erinevusest on oluline teada, mida need terminid tähendavad.
EOI (huvi avaldamine)
Huvi väljendamisel (EOI), tuntud ka kui intressi registreerimisel (ROI), on sarnane funktsioon kui teabenõudel (RFI). Seda kasutatakse hanke algfaasis sõelumisprotsessina, et luua ametlik ja täpsem pakkumistaotlus või RFT (hankefunktsiooni hilisem etapp). Kui ettevõte avaldab EOI, tuleb enne RFT-le siirdumist hinnata turu võimet pakkuda või koguda rohkem teavet. Ostu sooritav ettevõte ei määra tõenäoliselt EOI kaudu töövõtjat. Selleks peab protsess kulgema, kuni see jõuab RFT-ni.
EOI on avatud pakkumismenetluse liik, mis võimaldab kõigil ettevõtetel osaleda. See tekitab tiheda konkurentsi ja eelise võimaldab uutel ja potentsiaalsetel tarnijatel oma töö kindlustada. Ehituslepingutes kritiseeritakse aga suures osas hankijatele, kes ei sobi lepinguga, meelitamist, mille tulemuseks on aja, raha ja vaeva raiskamine.
EOI-d taotlev kuulutus peab sisaldama ostja kirjeldust, lepingu kirjeldust (nt eelarve ja maht), hankeliiki, hanke marsruuti, tingimusi, esitamise aadressi ja tähtaega ning muid üksikasju (sh kontaktteavet) , organisatsiooni kirjeldus, tehniline suutlikkus ja sellega seotud kogemused, personali olemasolu ja nende kogemused jne)
RFP (projektitaotlus)
Teisest küljest on RFP, tuntud ka kui pakkumise taotlus (RFO), dokument, mida saab hõlpsalt muuta. Seda kasutatakse enamasti siis, kui ostja otsib lahendustepõhist vastust oma nõuete täitmiseks ning juhtudel, kui iga pakkumise hindamisel on kesksel kohal muud tegurid (va hind). Seda kasutatakse ka olukordades, kus puuduvad selged lahendused ega spetsifikatsioonid ning ostuosakond otsib mitmeid uuendusi ja võimalusi. Need instrumendid on paindlikumad kui RFT (millel on tavaliselt hästi määratletud lahendused või spetsifikatsioonid). RFP-d kasutatakse peamiselt professionaalsetes teenustes, kus lahendust pole lihtne määratleda.
RFP sisaldab taustteavet organisatsiooni ja selle ärivaldkonna kohta. Taotlus koosneb spetsifikatsioonidest, mis selgitavad lahendusi, mida organisatsioon otsib. Lisaks sisaldab see ka pakkumiste hindamiskriteeriume, tööaruannet, milles kirjeldatakse hanke võitnud pakkuja ülesandeid ja projekti lõpetamise ajakava.
RFP luuakse tavaliselt projekti keerukuse tõttu. Ettevõtted saavad erinevatest pakkujatest kasu, kui nad otsivad mitmelt tarnijalt hästi integreeritud lahendust. Näiteks kui ettevõte plaanib oma äritegevuse paberipõhiselt keskmiselt arvutipõhisele keskkonnale vahetada, võib ta lisaks koolitusele, mida on vaja uute süsteemide installimiseks ja integreerimiseks ettevõttes, küsida tarkvara ja riistvara pakkumist..
Avalikus sektoris võivad üksused anda välja lahenduse maksumuse vähendamiseks avaliku konkursi loomiseks RFP-d. Siiski tuleb märkida, et spetsifikatsioonidele kõige lähemal olev RFP ei pruugi tingimata olla madalaima hinnaga. Ettepaneku vastuvõtmisel peavad ettevõtted läbi viima kulude ja tulude analüüsi, veendumaks, et kulud ei kaalu kasu üle.
Erinevused
Järgnevalt on toodud mõned erinevused EOI ja RFP vahel:
- Hanke eri tasemed
EOI täidetakse sageli hanke algsel tasemel. Selle võib vabastada juhul, kui ostja loobub tööstuse sisendist, et laiendada nõudeid, mis hiljem turule läheksid. Nagu juba arutatud, on RFP tavaliselt järgmine samm; kusjuures ostja otsib toote või teenuse tarnimiseks lahenduspõhist lähenemisviisi.
- EOI ja RFP etapid
EOI-l on tavaliselt mitu etappi. Seda kasutatakse potentsiaalsete müüjate või tarnijate nimekirja lisamiseks enne täielike pakkumiste otsimist pakkujatelt, kes on valitud lühinimekirja. Vastupidi, RFP-l võib olla kas üks etapp või sellel võib olla mitu etappi.
- Millal kasutatakse EOI ja RFP?
EOI-d kasutatakse juhtudel, kui nõutav teave (pakkujatelt) on konkreetne, kuid puudub kindlus, kas tarnija suudab pakkuda teenuseid ja kaupu vastavalt nõuetele. Lisaks ei ole EOI korral ostjatel piisavalt teavet üksikasjaliku taotluse koostamiseks. Teisest küljest kasutatakse RFP-d juhtudel, kui nõue on õigesti määratletud, kuid ettevõte otsib paindlikku või innovaatilist lahendust. Teisisõnu otsib ostja nõuetele vastavaks lahendustele orienteeritud esildisi.
Süsteemse teabevoo kaudu on väga oluline olla teadlik hankeprotsesside eri tasemetest. Nendest mõistetest ja nende protsessis kasutatavatest mõistetest selgesti aru saamine võimaldab ettevõttel sujuvamaks muuta oma protsesse ja saada sügavama ülevaate kogu hankefunktsioonist.
